NOVACOM como sociedad comercial debidamente constituida en Colombia, identificada con el NIT. 900620983-1 (en adelante LA COMPAÑÍA), en desarrollo de su objeto social ejerciendo diversas actividades comerciales realiza el tratamiento de Datos Personales de clientes, proveedores, empleados y otros terceros. Para garantizar los derechos constitucionales y legales de las personas que nos suministren sus Datos Personales por este medio, LA COMPAÑÍA ha adoptado las siguientes políticas de tratamiento de datos personales, en los términos de la ley 1581 de 2012 del Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes que las complementen y desarrollen.
I. DEFINICIONES:
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica, y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
- Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. La Autorización podrá ser otorgada tanto de manera escrita como verbal, o mediante la realización de una conducta inequívoca por parte del Titular, tal como el diligenciamiento de información en un sitio web, diligenciamiento de un formulario de registro, o cualquier otra conducta que permita presumir la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para los fines contenidos en la presente política.
Para el manejo de Datos Personales de nuestros Usuarios solicitamos esta autorización al momento de la contratación (Contrato Único de Servicios Fijos).
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
- Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para su Titular.
- Dato Semiprivado: Es Semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en
- Dato Público: Es el dato que no sea Semiprivado, Privado o Sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
- Datos de Menores de Edad: Se entiende por Datos de Menores de Edad, los datos personales de las niñas, niños y adolescentes (menores de 18 años de edad). Estos datos podrán ser tratados en la medida en que dicho tratamiento responda y respete el interés superior de las niñas, niños y adolescentes y se asegure el respeto a sus derechos fundamentales, para lo cual el representante legal del menor de edad (quien ejerza la patria potestad) otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.
- Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos
- Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del
- Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
II. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:
LA COMPAÑÍA, con domicilio en la ciudad de Oficina Orito: Diagonal 8 #6-181, barrio Chapinero.
El área encargada directamente del Tratamiento de Datos Personales es: el Departamento de Recursos Humanos y el e-mail dispuesto para ese fin es: tratamientodedatospersonales@novacom.com.co
III. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS:
Los Datos Personales y autorizaciones de Tratamiento se recolectarán por medios físicos (suministro de la información por parte de los Titulares, de manera telefónica, por escrito o verbalmente) o electrónicos a través de la página web de LA COMPAÑÍA o la página web del Encargado del Tratamiento de los datos que LA COMPAÑÍA designe, así como mediante el uso del correo electrónico de los Titulares de tales datos.
Los Datos Personales recaudados y las autorizaciones serán almacenados en las Bases de Datos de LA COMPAÑÍA y permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Los Datos Personales recaudados se almacenarán por el periodo que dure la relación contractual y cinco años (5) más, en la base de datos y posteriormente serán borrados de la misma, a menos que el Titular manifieste expresamente su deseo de que éstos sean suprimidos con anterioridad al periodo de permanencia aquí indicado. Solo el personal autorizado por LA COMPAÑÍA o por el Encargado del Tratamiento que LA COMPAÑÍA designe, podrá acceder a estas Bases de Datos. Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada.
No obstante lo anterior, LA COMPAÑÍA podrá operar las Bases de Datos mediante un Encargado del Tratamiento de Datos, en cuyo caso, hará saber a los Titulares de la información que estas políticas se extenderán y, por ello, serán aplicables a tal encargado, de forma que el Titular pueda ejercer los derechos que le confiere la ley, tanto frente a LA COMPAÑÍA como frente al Encargado del Tratamiento designado por ésta. La información recopilada se usará en la forma descrita en el siguiente punto.
IV. USO (FINALIDAD) DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA EN LAS BASES DE DATOS:
La información personal que recopile LA COMPAÑÍA se usará para los siguientes fines:
- Envío de información y documentos relacionados con la relación comercial de los Titulares con LA COMPAÑÍA.
- Transmisión internacional de datos por alojamiento en servidores
- Remisión de información, requerimientos y notificaciones a todos los empleados, proveedores y contratistas de LA COMPAÑÍA, que se encuentran registrados en nuestras Bases de
- Envío de boletines y de correos electrónicos y demás mensajes de datos, informando sobre promociones y eventos o actividades que realice LA COMPAÑÍA.
- Ejecutar en debida forma la prestación del servicio contratada por el
- Cobros de cartera (a través de mensajes de texto, correo electrónico, llamada telefónica, entre otros).
- Seguimientos de pago del servicio (a través de mensajes de texto, correo electrónico, llamada telefónica, entre otros).
- Procesamiento de
- Promociones y ventas sobre productos y servicios de LA COMPAÑÍA o de un tercero (a través de mensajes de texto, correo electrónico, llamada telefónica, entre otros).
- Análisis de
- Transmisión y transferencia a terceros proveedores o aliados para el desarrollo del objeto
- Envío de felicitaciones y congratulaciones por fechas
- Envío de encuestas de opinión sobre la satisfacción de clientes, usuarios y potenciales
- Remisión de información para dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.
V. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Para que LA COMPAÑÍA realice cualquier tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada o pueden ser por escrito o de forma oral.
LA COMPAÑÍA adoptará los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por LA COMPAÑÍA siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
En caso de realizar cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, LA COMPAÑÍA comunicará estos cambios a los Titulares, antes o más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, además obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización se podrán utilizar medios técnicos que faciliten esta actividad.
Casos en que no es necesaria la autorización:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las
VI. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN:
De acuerdo con las normas Constitucionales y legales, el Titular de la información recopilada en nuestras Bases de Datos cuenta con las siguientes prerrogativas y derechos, los cuales puede invocar o ejercer frente a LA COMPAÑÍA o frente al Encargado del Tratamiento de Datos Personales que obre por cuenta de LA COMPAÑÍA como Responsable del Tratamiento:
- Acceder de manera gratuita a sus Datos Personales, así como conocerlos, rectificarlos, corregirlos y actualizarlos, siguiendo los procedimientos establecidos más
- Solicitar y obtener prueba de la autorización concedida para el tratamiento de sus Datos
- Obtener información sobre el uso que se ha dado a su información
- Acudir ante las autoridades, especialmente ante la Superintendencia Delegada para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de solicitar y exigir el amparo de los derechos que le confieren las
- Revocar, en cualquier momento, la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, modificarla o condicionarla. Así mismo, solicitar la supresión del dato, su modificación o aclaración, salvo que sea necesaria la información por razones legales o
VII. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS:
Con el fin de salvaguardar los derechos de los Titulares de la información que reposa en nuestras Bases de datos, y la que se recopile en adelante, LA COMPAÑÍA establece los siguientes procedimientos:
- El Titular de la información (entendiéndose por Titular la persona natural que suministró la información, sus causahabientes y/o apoderados) podrá solicitar en cualquier tiempo, dentro de los horarios de atención de LA COMPAÑÍA comprendidos entre las 8:30 am hasta las 5:30 pm de lunes a viernes y de 8:30 am a 12:00 m los días sábados, o de forma electrónica, información (consultas) sobre los datos personales que registran las Bases de datos de LA COMPAÑÍA y sobre las autorizaciones
- Así mismo, el Titular podrá elevar peticiones o reclamaciones sobre aclaración, corrección, modificación, rectificación o supresión de datos; revocación o condicionamiento de autorizaciones para el Tratamiento, acompañando los documentos o pruebas que pretenda hacer
- Para ejercer las prerrogativas a que se refieren los numerales anteriores, el Titular deberá radicar petición escrita vía correo electrónico dirigida al área de: Recursos Humanos, al correo electrónico: tratamientodedatospersonales@novacom.com.co, identificándose plenamente, a fin de que LA COMPAÑÍA pueda corroborar que el peticionario es el Titular de la información. En la solicitud se debe precisar:
- Nombre completo y correcto del Titular y/o su apoderado, si es el
- Identificación del Titular y de su representante, en el evento en que actúe a través de apoderado.
- Dato o autorización que se quiere conocer, corregir, modificar, suprimir o revocar, con indicación clara y detallada de la forma en que se pide hacer la corrección o modificación.
- Domicilio o lugar donde el Titular recibirá
- LA COMPAÑÍA enviará la respuesta correspondiente a la misma dirección de correo electrónico de la cual procede la petición, siempre y cuando coincida con la registrada en las Bases de Datos de LA COMPAÑÍA. No obstante, si lo considera, y con el único fin de establecer la identidad plena del peticionario y Titular de la información, LA COMPAÑÍA podrá requerirlo para que se identifique, antes de proceder a
- La respuesta a las consultas a que se refiere el numeral 1., será enviada por LA COMPAÑÍA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- La respuesta a las reclamaciones a que se refiere el numeral 2, se dará por LA COMPAÑÍA en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Así mismo, LA COMPAÑÍA se compromete a cumplir cabalmente con el Título III de la Ley 1581 de 2012, el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones legales que los adicionen y/o modifiquen, en relación con el Tratamiento de los Datos Personales de los Menores de Edad.
VIII. PROHIBICIONES ESPECIALES:
En desarrollo de esta política se establecen las siguientes prohibiciones especiales:
- Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin autorización del Titular del
- Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro Tratamiento de Datos Personales de Menores de Edad, salvo que exista autorización expresa de sus representantes legales.
IX. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
La Política de Tratamiento de Datos personales a que se refiere este documento estará vigente a partir de la fecha de publicación de la misma en nuestra página web: www.novacom.com.co, pero podrá ser modificada en cualquier momento por LA COMPAÑÍA, en cuyo caso se comunicará lo pertinente a los Titulares.
